مولفين و همكاران تأليف با توجه به پيش زمينه ذهني خود از موضوع و براساس متون تأليفي ، پس از بررسي كليه مراجع موجود و تهيه ليستي از شكلها و جداول مناسب ،نهايتا " تعدادي از آنها را انتخاب مي نمايند . در ضمن ا گر مؤلف ايده خاصي در مورد رسم اشكال جديد داشته باشد ، مي تواند جهت طراحي توسط گرافيست ، شماي كلي شكل را رسم كرده و همراه متون تاليفي به مدير اجرايي گروه تدوين كتاب تحويل دهد تا پيگيريهاي لازم جهت طراحي آن صورت گيرد.
براين اساس اشكال به چند دسته تقسيم مي گردند:
1 اشكالي كه از كتب مرجع موجود اقتباس شده اند و بدون تغيير و با ذكر منبع ازآنها استفاده مي شود.
2اشكالي كه از كتب مرجع موجود اقتباس شده اند؛ اما جهت استفاده در كتاب ، لازم است تغييراتي در آنها ايجاد گردد.
3اشكالي كه نمونه مناسبي از آنها وجود ندارد و لازم است طراحي گردند
مولفين پس از مشخص كردن شكلها و نمودارهاي مورد نظر ، مشخصات آنها شامل شماره شكل منبع شكل ، اندازه شكل و تغييرات احتمالي را در ليستي كه به همين منظور طراحي شده است ، وارد مي نمايند.
اين ليستهاي استاندارد مشتمل بر كليه ا طلاعات مورد نياز پيرامون اشكال كتاب مي باشند كه به تفكيك براي هر يك از فصول توسط مولفين و همكاران تكميل مي شوند.
اين فرمها ، در ابتداي كار تأليف به تعداد فصول تأليفي در اختيار مؤلفين كتاب قرار مي گيرد براي هر فصل يك فرم جداگانه و در پايان مراحل تأليف ، فرمهاي تكميل شده به همراه متون تاليفي تحويل داده مي شوند.
بهتر است انتخاب شكل از يك كتاب ، از آخرين ويرايش آن صورت گيرد . ذكر آدرس دقيق شكل در ليست اشكال حائز اهميت است . اگر در صفحه اي از كتاب مرجع مورد استفاده ، چند شكل وجود دارد ، ذكر شماره شكل علاوه بر شماره صفحه حائز اهميت مضاعف مي باشد.
ذكر اشكال در متون تأليفي
جهت نشان دادن مكان شكل در متن از يك چهارگوش كوچك استفاده مي شود كه در وسط صفحه قرار مي گيرد و داخل آن در دو خط جداگانه مشخصات شكل ذكر مي گردد؛ در خط اول نام مرجع شكل ، در صورتي كه اقتباس شده باشد، و شماره مرجع قيد مي شود و در خط دوم شماره صفحه و شماره شكل در كتاب مرجع ذكر ميشود.
درصورتي كه شكل توسط مولف طراحي شده باشد ،نيازي به كشيدن شكل در مكان مورد نظرنيست ؛ بلكه بايد شكل در يك برگه جداگانه طراحي و به ضميمه شكلهاي كل فصل ارائه گردد ، تا گرافيست اقدام به طراحي رايانه اي آن نمايد.
شماره شكل
ساختار استاندارد براي ذكر شماره شكلهاي كتاب به اين صورت است كه ابتدا شماره فصل و سپس شماره رديف شكل در آن فصل ذكر مي گردد و ميان اين دو مورد ، يك خط فاصله (dash) قرار ميگيرد.
ارجاع شكل در متن
در متن كتاب ، هر جا كه شكل مورد نظر كاربرد داشته باشد ، به آن ارجاع مي شود ، اين كارعمدتا" به دو نحو انجام مي گيرد:
الف – ذكر شماره شكل داخل پرانتز
ب – استفاده از يك جمله جهت ارجاع شكل